BAGIKAN
Google Apps - Gratis 10 Akun Email

Hallo apa kabarnya? Jumpa lagi (jadi kayak lagu) dengan saya di awal Tahun 2016 ini :), BTW selamat Tahun Baru 2016 semoga di tahun ini kita lebih baik dari tahun sebelumnya.

Lama juga saya gak nulis di blog ini karena kesibukan pekerjaan pastinya 😀 Dan salah satu pekerjaan yang membuat saya sibuk saat ini adalah membuat beberapa akun di Google Apps pada salah satu website yang saya kelola (Website perusahaan saya bekerja tepatnya, hehe).

Jadi ceritanya begini, website perusahaan saya (busyet kayak yang punyanya aja) menggunakan Google Apps buat server emailnya. Beruntung waktu itu, bos saya yang jago IT, mendaftar di Google Apps untuk server emailnya sebelum layanan tersebut benar-benar mengharuskan penggunanya beralih ke Google Apps for Work. Yaitu layanan server email yang mewajibkan penggunanya membayar (saat ini turun harga) sebesar $3 dari awalnya $5 perpengguna perbulan dengan penyimpanan online (Google Drive) sebesar 30GB.

Jika dihitung-hitung dengan kurs dollar saat ini Rp. 14.000, dan jika dalam 1 perusahaan di asumsikan terdapat karyawan minimal 30 orang yang kesemuanya mengharuskan memakai email perusahaan, tinggal di hitung saja ($3 x Rp. 14.000) x 30 = Rp. 1.260.000 yang harus dikeluarkan perusahaan perbulannya dan Rp. 15.120.000 pertahunnya untuk membayar layanan email tersebut.

Untuk perusahaan besar tentunya biaya tersebut tidak menjadi masalah, tapi untuk perusahaan menengah kebawah atau perorangan seperti kita yang minimal ada 5 akun email domain tentunya menjadi wasting cost (mengutip kata-kata siapa ya lupa lagi) yang bisa di save untuk keperluan lain.

Google Apps versi gratis di perusaan tempat saya bekerja cuma mendapatkan 10 akun email saja dengan kapasitas penyimpanan sebesar 15GB/akun (seperti layanan gratis dari Gmail), kapasitas yang cukup tentunya untuk ukuran perusahaan menengah kebawah.

Google Apps - Gratis 10 Akun Email
Google Apps – Gratis 10 Akun Email

Karena cuma 10 akun email saja, maka akun email tersebut hanya dipakai oleh beberapa orang tertentu saja. Tetapi, seiring dengan karyawan yang terus bertambah dan mengharuskan setiap karyawan memiliki email perusahaan, maka saya harus memutar otak untuk mengakali kepahitan ini (busyeeeth).

Maka, tercetuslah ide menambahkan “Email Alias” untuk email para karyawan tersebut. Awalnya email alias digunakan untuk mengatasi pengiriman email oleh si pengirim email dengan menerka-nerka atau email yang hampir mirip agar email yang dikirimkan tidak “bounching”. Walaupun, untuk masalah ini bisa diatasi dengan cara mengalihkan email yang tidak terdaftar ke satu akun email. (Ngerti gak? ya seperti itulah ngejelasinnya rada susah juga). Misal begini, kita punya akun email dengan nama info@namadomain.com. Maka kita bisa menambahkan email alias yang sekiranya berhubungan dengan “info” yaitu dengan us@namadomain.com, contact@namadomain.com, information@namadomain.com, dlsb.

Langsung aja kita persipakan Peralatan Tempurrrnya!!! yang dibutuhkan untuk menambah lebih dari 10 Akun Email di Google Apps Versi gratisan adalah:

  1. Email Client seperti Gmail, Yahoo, Hotmail, dlsb untuk menerima dan mengirim email dari email alias karyawan, misal ayahkaka.web.id@gmail.com. Saya sarankan pakai Gmail saja, selain mudah dalam pengaturannya juga performanya lebih bagus dibanding email sejenis.
  2. Email Divisi, sebagai lalu lintas email alias.
  3. Email Alias, yaitu Email Karyawan yang dibuat di akun Email Divisi pada Admin Consule.
  4. Segelas Kopi (untuk menggantikan batang korek api sebagai ganjalan mata).
  5. Se Album Musik (musik dangdut biar otaknya bisa bergoyang).
  6. Video dari orang-orang tercinta (biar tambah semangat).
  7. Image Editor (buat screenshoot tutorial).
Google Apps - Email Alias
Google Apps – Contoh Email Alias di akun Email Divisi / Email Utama

Seperti yang saya bilang diatas, karena karyawan di perusaan tempat saya bekerja semakin banyak dan akun email terbatas, maka dibuatlah akun email berdasarkan divisi masing-masing untuk mengcover email karyawan tersebut.

Misal, finance@namadomain.com, marketing@namadomain.com, sales@namadomain.com, teknisi@namadomain.com, dst. Jika sudah, buat akun email alias di masing-masing email divisi. Misal email alias ayahkaka@namadomain.com bearada di email akun teknisi@namadomain.com.

BUAT EMAIL ALIAS UNTUK EMAIL KARYAWAN

Saya asumsikan Anda sudah masuk ke “Admin Consule” di masing-masing Google Apps gratisan Anda.

  1. Klik USERS,
  2. Klik EMAIL DIVISI,
  3. Klik ACCOUNT,
  4. Tambahkan alias dengan cara klik ADD AN ALIAS.
  5. SAVE!
Google Apps - Email Alias AyahKaka@NamaDomain.Com
Google Apps – Buat Email Alias Karyawan, misal AyahKaka@NamaDomain.Com

BUAT EMAIL FORWARDING DARI AKUN EMAIL DIVISI KE EMAIL CLIENT

Email Forwarding ini bertujuan untuk meneruskan email yang dikirim oleh seseorang ke alamat email alias karyawan. Seperti ini gambarannya: Pengirim –> ayahkaka@namadomain.com –> ayahkaka.web.id@gmail.com

  1. Masuk ke Email Divisi, misalkan teknisi@namadomain.com,
  2. Klik tanda Gear disebelah kanan atas,
  3. Klik SETINGS,
  4. Klik tab FORWARD AND POP/IMAP,
  5. Tambahkan email client dengan cara klik kotak ADD A FORWARDING ADDRESS,
  6. Masukan EMAIL CLIENT yaitu ayahkaka.web.id@gmail.com,
  7. Klik NEXT,
  8. Klik PROCESS,
  9. Klik OK. Sebuah Kode akan dikirimkan oleh Admin Consule ke email client,
  10. Masukan kode dibagian CONFIRMATION CODE lalu klik VERIFY.

Lebih jelasnya lihat gambar dibawah (hanya sebagian besar, ikuti petunjuk diatas).

Google Apps - Tahapan Masuk ke Setingan Email
Email Divisi – Tahapan masuk ke Setingan Email
Google Apps - Add a Forwarding Email Address, masukan email client Anda
Email Divisi – Add a Forwarding Email Address, masukan email client Anda
Google Apps - Kode Konfirmasi yang diberikan Google Apps ke email Anda.
Email Client – Kode Konfirmasi yang diberikan Google Apps ke email client.
Google Apps - Email Forwarding Verified
Email Divisi – Email Forwarding Verified

MEMBUAT FILTER EMAIL DI EMAIL DIVISI

Email yang dikirim ke email karyawan di saring berdasarkan alamat email karyawan masing-masing dan di forward ke email client.

  1. Masih di Email Divisi, klik tanda Gear yang ada di pojok kanan atas,
  2. Klik SETINGS,
  3. Klik tab FILTERS & BLOKED ADDRESSES,
  4. Klik CREATE A NEW FILTER,
  5. Di kolom TO isi dengan email client,
  6. Klik CREATE FILTER WITH THIS SEARCH,
  7. Centang SKIP THE INBOX (gunanya jika ada email masuk yang ditujukan ke email karyawan si email tidak akan di simpan di email divisi. Jangan dicentang jika Anda mau mengcopy nya),
  8. Klik FORWARD IT TO (pilih email client yang akan di forward),
  9. Terakhir, klik CREATE FILTER.
Email Divisi - Beberapa email di filter berdasarkan email karyawan
Email Divisi – Beberapa email di filter berdasarkan email karyawan
Email Divisi - Setingan filter di email divisi
Email Divisi – Setingan filter di email divisi

MENAMBAH AKUN EMAIL KARYAWAN DI EMAIL CLIENT

Sekarang kita menambahkan akun email karyawan di email client, ikuti langkah-langkahnya dibawah ini.

  1. Di email client, klik icon Gear
  2. Klik SETINGS,
  3. Pilih tab ACCOUNTS AND IMPORT,
  4. Dibagian SEND MAIL AS, klik ADD ANOTHER EMAIL ADDRESS YOU OWN,
  5. Bakalan muncul pop up lalu isi datanya,
  6. Dibagian NAME isi dengan nama karyawan,
  7. Dibagian EMAIL ADDRESS isi dengan email karyawan,
  8. Centang TREAT AN AS ALIAS,
  9. Klik NEXT!
  10. Isi SMTP EMAIL SERVERnya
  11. Dibagian SMTP SERVER isi dengan SMTP.GMAIL.COM
  12. Dibagian USERNAME, isi dengan email divisi,
  13. Dibagian PASSWORD, isi dengan password email divisi,
  14. PORT: 587
  15. Centang SECURED CONNECTION USING TLS
  16. Klik ADD ACCOUNT.
  17. Akan diminta memasukan kode verifikasi ke alamat email karyawan,
  18. Buka inbox email client, cari kode verifikasi yang diberikan oleh Gmail (karena sudah di seting forward email, jadi ceknya cukup di email client)
  19. Masukan kode lalu klik VERIFY!
  20. Akun email karyawan sudah ditambahkan ke email client, aktifkan mode MAKE DEFAULT dibagian SEND MAIL AS tadi untuk menjadikan email karyawan sebagai email utama saat pengiriman email.

Untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah:

Email Client - Tambah Akun Email Karyawan (No. 1 - 4)
Email Client – Tambah Akun Email Karyawan (No. 1 – 4)
Email Client - Isi Data Email Karyawan (No. 6 - 9)
Email Client – Isi Data Email Karyawan (No. 6 – 9)
Email Client - Pengisian SMTP Server (No. 11-16)
Email Client – Pengisian SMTP Server (No. 11-16)
Email Client - Verifikasi Akun
Email Client – Verifikasi Akun (No. 17 & 19)
Email Client - Kode Verifikasi yang dikirim Gmail untuk verifikasi akun email karyawan
Email Client – Kode Verifikasi yang dikirim Gmail untuk verifikasi akun email karyawan
Email Client - Seting default email pengirim
Email Client – Seting default email pengirim

TEST KIRIM EMAIL KARYAWAN

Sampai tahap ini Anda sudah memiliki email karyawan dengan bantuan email client Gmail untuk kirim dan terima email karyawan. Sekarang kita test untuk kirim email karyawan, saya mencoba kirim email dari ayahkaka@namadomain.com ke jasakaka@gmail.com

  1. Di Email Client (ayahkaka.web.id@gmail.com), klik COMPOSE
  2. Isi email yang dituju, subjek/judul email dan isi email.
  3. Jangan lupa pastikan di bagian FROM dipilih akun email karyawan (karena kita sudah buat email karyawan sebagai email default, maka tidak usah diganti)
  4. Klik SEND!
  5. Cek email penerima, apakah ada kiriman email dengan nama domain perusahaan Anda?
Email Client - Test kirim email dengan email karyawan
Email Client – Test kirim email dengan akun email karyawan (No. 1 – 4)
Email Client - Test penerima email dari email karyawan
Email Client – Test penerima email dari email karyawan

TAMBAHAN

Anda sudah sukses menambah akun email karyawan di email client dengan memanfaatkan email alias, namun persoalan muncul… apa itu? Email karyawan di sisi penerima kadang menampilkan emailkaryawan@namadomain.com tapi kadang juga menampilkan namadivisi@namadomain.com (seringnya seperti itu). Itu karena pada saat tambah akun di email client, kita memasukan akun email divisi, dan pada saat si penerima email membalas email maka akan terbalas ke email divisi.

Perlu diketahui, beberapa bulan kebelakang, Gmail tidak mengharuskan memasukan akun (username & password) untuk menambah akun. Tapi sekarang Gmail mengharuskannya, dan ini mengakibatkan kiriman email karyawan terkirim dari email divisi. Walaupun tidak bisa merubahnya, tapi kita bisa mensiasatinya, lakukan langkah berikut:

  1. Di email client, klik icon Gear,
  2. Klik SETING,
  3. Pilih tab ACCOUNT AND IMPORT,
  4. Dibagian SEND MAIL AS, EDIT INFO untuk akun email client. Maka akan muncul Pop Up,
  5. Klik SPECIFY A DIFFERENT “REFLY-TO” ADDRESS, isi dengan akun email karyawan lalu klik SAVE CHANGES.
  6. Lakukan hal yang sama seperti No. 4-5 untuk akun email karyawan. Klik SPECIFY A DIFFERENT “REFLY-TO” ADDRESS, isi dengan akun email karyawan. Masukan akun email divisi untuk menyelesaikannya.

Dengan cara diatas, walaupun email pengirim adalah akun email divisi, tetapi saat si penerima email balas maka akan ditujukan langsung ke email karyawan.

Demikian tips untuk menambahkan akun email lebih dari 10 akun di Google Apps, semoga bisa membantu Anda untuk menghemat sewa email di Google Apps for Work 🙂 jika ada hal yang belum dimengerti silahkan isi kolom komentar.

8 KOMENTAR

  1. Saya punya beberapa Akun Google Apps versi gratis (buatan 2010 – 2012).. 10 & 50 users.
    Saya bersedia agar akun tersebut diambil alih untuk diganti Primary Domain-nya dg Domain Anda.
    Apa Bisa???????? ganti Primary Domain GA versi Gratis?????
    BISA …
    sekali lagi … B I S A
    dijamin LEGAL, sebab menggunakan Prosedur & Tools dari Google.

    Kompensasi yg Saya harapkan :
    10 users –> Rp 200rb
    50 users –> Rp 300rb
    cuman ganti Primary Domain (punya sendiri) –> Rp 50rb

    bagi yg minat, silakan hubungi abdulkhaer@gmail.com / 082132043282

TINGGALKAN BALASAN